Bent u er nog? Ik ben weg!

"Ik ben afwezig. Uw mail wordt niet gelezen of doorgestuurd."

Brrr, vaak is een out of office een koude douche. Daar zitten uw contactpersonen vast niet op te wachten. Doe het beter: vermijd frustratie en brandjes die u moet blussen.

Regel van drie

Uw out of office beantwoordt drie vragen:

1. Hoelang?
   Laat weten wanneer u terug bent. En verduidelijk of u uw e-mails helemaal niet leest, of af en toe.
     
2. Waarom?
   Licht kort de reden van uw afwezigheid toe. U bent bijvoorbeeld:
   * ziek
   * met vakantie
   * op een congres
     
3. Wat nu?
   Vermeld een contactpersoon. Doet u dat niet? Dan verliest u klanten. Want een dringende vraag zonder antwoord pikken zij niet – terecht.

Van mens tot mens

People buy people: uw collega ... 

• heeft een naam
  Schrijf niet: 'mijn collega's', 'mijn manager', of 'ons secretariaat'.
   
• is geen e-mailadres
  Schrijf niet: 'Neem contact op met coördinator rijbroekmartin@gmail.com
• heeft eigen contactgegevens
  Vermeld zijn rechtstreekse telefoonnummer en e-mailadres.

Van nadeel naar voordeel

Meer uit uw out of office halen? Ja, hoor:

1. Maak van een ongemak een voordeel
Gaat u naar een opleiding, studiedag of congres? Ideaal! Want dan is uw afwezigheid een ... voordeel voor uw klant.

• Schrijf dus niet: 'Ik ben op 28 mei afwezig.'
  Maar wel: 'Op 28 mei verzamel ik voor u de architecturale trends op het jaarcongres in Madrid.'

2. Benut uw 'adverteerruimte'
Benut de gratis reclameruimte in uw automatische mail. Maar ... hou het subtiel, zoals in:

• Neus ondertussen in onze nieuwe collectie.....
• Hou ons in de gaten.....
• Ontdek ......

3. Spreek de juiste taal
Zorg ervoor dat iedereen uw boodschap begrijpt. Hebt u contacten in uiteenlopende taalgebieden? Schrijf uw out of office dan bijvoorbeeld in het Nederlands, Engels én Frans.

Out of office MISSERS:

Eventueel, misschien, mogelijks? 
Onze contactpersonen barsten van de twijfelwoorden. Misschien krijgen we mogelijks weleens een antwoord terug. 

• "Zodra ik terug ben, probeer ik uw mail zo snel mogelijk te beantwoorden."
• "Omdat ik geregeld opleidingen geef, kan het voorkomen dat ik niet meteen op uw e-mail kan reageren. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met het secretariaat."
• "Aangezien uw mail niet automatisch wordt doorgestuurd, verzoeken wij u eventueelcontact op te nemen met collega's Lien en Jan."

Tip. Twijfelwoorden in uw out of office? Schrap ze meteen.

Captain Obvious - 'Ja, duh' is al even uit de mode. En toch: 

• "Omwille van afwezigheid kan ik uw mail niet onmiddellijk beantwoorden."
• "Ik ben offline. Zodra ik online ben, ontvangt u reactie."

Tip. Zeg waarom u afwezig bent, maar kort. U bent ziek, op vakantie, naar een congres, ...